Posta elettronica del dipendente: questione di privacy

Un datore di lavoro non può assolutamente mantenere attivo l’account di posta elettronica di un dipendente o collaboratore con il quale è stato interrotto il rapporto di lavoro. E non può controllare il contenuto della sua corrispondenza. E deve cancellare i dati personali riferibili al lavoratore. Parola del Garante della Privacy.

Questione di feeling, recitava una celebre canzone di Cocciante e Mina. In questo caso, invece, è tutta questione di privacy. Perché una volta che il “feeling” tra datore di lavoro e dipendente viene meno, per qualsivoglia motivo, al primo potrebbe venire in mente di controllare la corrispondenza del secondo, alla ricerca di informazioni lavorative che altrimenti andrebbero perse. Ma questo non si può fare.

A seguito della cessazione del rapporto di lavoro, l’account riconducibile alla persona fisica in questione deve essere disattivato e cancellato, attivando quei sistemi automatici che permettono di informare i terzi e di comunicare contatti alternativi. Non basta quindi non accedere più a quel dato account, ma serve disattivarlo “secondo modalità tali da inibire in via definitiva la ricezione in entrata di messaggi diretti al predetto account, nonché la conservazione degli stessi su server aziendali.” È ciò che ha deliberato il Garante della Privacy in un recente caso.

Protezione dei dati personali dopo il licenziamento

Qualche mese fa il Garante ha sanzionato per trattamento illecito di dati un’azienda che aveva mantenuto attivo l’account di posta elettronica di un suo ex dipendente licenziato, conservandone per dieci anni tutta la corrispondenza e non informando il diretto interessato! L’azienda sosteneva di aver bisogno di quella casella di posta elettronica per garantire l’operatività aziendale. Inoltre dichiarava di aver provveduto a cancellare definitivamente l’account del dipendente entro 6 mesi dalla data di licenziamento, limitandosi ad archiviare i messaggi di posta sul server aziendale.

Ebbene, il Garante della Privacy ha ritenuto non conforme ai principi in materia di trattamento dei dati personali sia il mantenimento della casella di posta elettronica per 6 mesi dopo la cessazione del rapporto di lavoro, sia la conservazione su server aziendale di tutte le mail del dipendente per 10 anni. Il datore di lavoro deve sempre tutelare la libertà e la dignità dei suoi lavoratori. Questo vuol dire attenersi alle disposizioni di legge in materia di protezione dei dati personali e informare sempre il lavoratore in merito alle modalità di utilizzo degli strumenti aziendali.

Email aziendali: cosa può fare il datore di lavoro

Per salvaguardare sia l’operatività aziendale che la privacy dei suoi dipendenti (ed ex-dipendenti) il datore di lavoro può attuare determinati accorgimenti, in modo da semplificare le procedure ed evitare spiacevoli (e onerosi) procedimenti giudiziari.

Vediamone alcuni:

• Prevedere l’utilizzo di indirizzi “generici”, condivisi tra più lavoratori, da affiancare a quelli individuali
• Valutare di attivare per determinati lavoratori un ulteriore indirizzo destinato ad uso personale
• Prevedere, in caso di assenza del lavoratore, messaggi di risposta automaticacon i contatti di altri lavoratori
• In caso di assenza prolungata o non prevista, il dipendente dovrebbe poter delegare un fiduciarioin grado di verificare il contenuto dei messaggi e inoltrare al datore di lavoro quelli rilevanti per l’attività lavorativa
• Le emaildovrebbero contenere un avvertimento ai destinatari in cui sia dichiarata l’eventuale natura non personale del messaggio stesso (precisando che la risposta potrebbe essere conosciuta all’interno dell’organizzazione).